Moniosaisen word-asiakirjan sivunumerointi

29.4.2017
Sivunumerointi Wordissä ei ole ohjelman helppokäyttöisimpiä toimintoja. Kun perusjutut sivunumeroinnista on hallussa kannattaa vilkaista läpi alla mainitut esimerkit. Näytän niissä miten Wordin ylätunnisteessa voidaan käyttää kaavoja, jotka ovat hyödyllisiä moniosaisissa asiakirjoissa.

Ymmärtääksesi seuraavat esimerkit sinun tulee tietää miten lisätään osanvaihtoja  ja miten tehdään yksinkertainen automaattinen sivunumerointi. Voit myös ladata mallitiedoston ja katsoa mitä eri osien ylätunnisteisiin on syötetty.

Sivunumeroilla laskeminen

Wordissä on mahdollista lisätä kaavoja. Kaavat puolestaan voivat sisältää kenttiä ja kentillä voidaan tehdä laskutoimituksia. Tässä esimerkissä tulemme tarvitsemaan seuraavia kenttiä

  • NUMPAGES - asiakirjan kaikkien sivujen lukumäärä
  • SECTIONPAGES - osan sivujen lukumäärä

Mene ylätunnisteeseen varattuun tilaan kaksoisnapsauttamalla ylätunnistetta. Lisää kaava painamalla CTRL + F9, jolloin ylätunnisteeseen ilmaantuu aaltosulkeet. Huom! Aaltosulkeiden kirjoittaminen käsin ei vastaa näppäinyhdistelmää.

Kirjoita aaltosulkeiden sisään: PAGE

Ylätunnisteen tulisi tässä vaiheessa näyttää tältä:
{PAGE}

Kun painat ALT + F9, näytetään syöttämäsi kaavan arvo eli sivunumero. Vielä emme ole siis nähneet mitään ihmeellistä. Syötä seuraavaksi ylätunnisteeseen: {={PAGE} + 1}. Niin kuin voit arvata, nyt sivunumeroa on kasvatettu yhdellä.

Sivunumerot ja osanvaihdot

Kuvitellaan tilannetta, jossa dokumentissa on kolme osaa: A, B ja C. Haluamme luoda yksinkertaisen ylätunnisteen, joka esittää nykyisen sivun sivunumeron ja asiakirjan kaikkien sivujen lukumäärän pois lukien A -osan sivujen lukumäärän.

Osien sivumäärät ovat kuten alla

  • A osa: 1 sivua
  • B osa: 2 sivua
  • C osa: 3 sivua

A osa koostuu parista kansilehdestä, joita ei haluta mukaan kokonaissivumäärään. B osassa sivunumeroita ei haluta näyttää, mutta sivut pitää huomioida sivunumeroinnissa. Sivunumerointi halutaan siis aloittaa osan C alusta alkaen luvusta 3.

Jotta edellä mainittu voitaisiin saada aikaan tulee C -osan ylätunnisteessa pystyä vähentämään koko asiakirjan sivujen lukumäärästä A -osan sivujen lukumäärä.

Lisää A -osan ylätunnisteeseen seuraava kaava:
{SET A_osa {SECTIONPAGES}}

Lisää C-osan ylätunnisteeseen seuraava kaava:
 {={PAGE} - A_osa} / {={NUMPAGES} - A_osa}

Huom! C-osan kaavan sisältöön vaikuttaa osiin liittyvä asetus siitä, jatketaanko numerointia sivunumeron osalta edellisestä osasta. Yllä olevat kaavat olettavat, että kaikissa osissa sivunumeroa jatketaan edellisestä osasta.

Vaikka eri osien sivujen lukumäärä muuttuiisi ylätunnisteiden kaavat pitävät huolen siitä, että ylätunnisteen sivunumerot ovat aina ajantasalla.