Excel: Valintanauha

Tällä ja seuraavilla videoilla käyn läpi perustiedot Excelin käyttöliittymästä. Tärkeimmät alueet Excelin käyttöliittymässä ovat:

• Valintanauha
• Kaavarivi
• Laskentataulukko eli taulukkosivu tai worksheet sekä
• Tilarivi

Huomaa, että yksi Excel-tiedosto eli Excel-työkirja (Workbook) voi sisältää useita taulukkosivuja.

Valintanauha koostuu useista välilehdistä kuten Aloitus, Lisää ja Sivun asettelu. Kullakin välilehdellä eri toiminnot on jaettu ryhmiin kuten Leikepöytä, Fontti ja Tasaus. Kukin ryhmä sisältää toisiinsa liittyviä toimintoja. Jos et tiedä mitä jokin painike tekee, vie hiiri painikkeen päälle ja pidä se paikallaan hetken aikaa. Tällöin Excel näyttää lyhyen kuvauksen, joka kertoo mitä painikkeesta tapahtuu.

Huomaa myös, että joidenkin ryhmien oikeassa alakulmassa on ryhmänuoli. Ryhmänuoli avaa kyseiseen toimintoon liittyvät lisäasetukset.

Valintanauhalla liikkumisessa voit hyödyntää myös hiiren rullaa. Vie osoitin valintanauhan päälle ja pyöritä hiiren rullaa vaihtaaksesi aktiivista välilehteä. Huomaa, että voit käyttää useimpia toimintoja myös ilman hiirtä, ALT-näppäimen ja muiden näppäimien avulla.

Kun painan ALT-näppäintä, välilehtien päälle ilmestyy kirjaimia tai numeroita sisältäviä pieniä neliöitä. Painamalla näppäimistöltäni neliössä esiintyvää kirjainta pääsen siirtymään sitä vastaavalle välilehdellä.

Jos haluaisin soveltaa tähän tuotetietoja sisältävään tietoalueeseen Muotoile taulukoksi -toimintoa käyttäen ainoastaan näppäinkomentoja, valitsisin ensin solun tietoalueen sisältä ja painaisin näppäimistöltäni seuraavia näppäimiä:

ALT, O, UU, nuolinäppäimiä valitakseni sopivan ulkoasumallin ja Enteriä

Käymme paljon erilaisia näppäinkomentoja läpi kurssin aikana. Tiettyihin tilanteisiin suosittelen vahvasti näppäinkomentoja, mutta valintanauhan käsittelyssä käytä sinulle luontevinta tapaa. Lisäksi näppäinkomentojen opettelu kannattaa aloittaa vähitellen, sellaisista toiminnoista, joita huomaat itse käyttäväsi eniten. Kerron lisää näppäinkomennoista myöhemmin kurssin aikana.

Huomaa, että kun muotoilin alueen taulukoksi, näkyviin ilmestyi uusi välilehti, jolla on Muotoile taulukoksi -toimintoon liittyviä painikkeita.

Jos napsautan hiirellä jotain muuta aluetta taulukkosivulla välilehti katoaa, mutta tulee jälleen näkyviin kun napsautan mitä tahansa solua taulukoksi muotoillun alueen sisällä. Näitä – niin sanottuja - tilannekohtaisia välilehtiä ilmestyy näkyviin myös muita Excel-toimintoja – kuten kaavioita tai Pivot-taulukoita – käyttäessäni.

Valintanauhalta löytyy runsaasti erilaisia painikkeita. Varsinkin alussa selviät pitkälle pelkän aloitusvälilehden avulla. Käyn seuraavaksi kuitenkin läpi nopeasti eri välilehdet ja niiden tärkeimmät toiminnot Excelin peruskäytön näkökulmasta.

Osan toiminnoista käyn läpi vain niistä mainiten, mutta jotkin toiminnot esittelen lyhyesti. Keskity katsomaan mitä teen. Sinun ei tarvitse toistaa mitä teen, sillä kaikki kohta näyttämäni ominaisuudet tulen käymään läpi yksitysikohtaisesti myöhemmin tällä kurssilla.

Aloitus-välilehdeltä löydän paljon Excelin peruskäyttöön liittyviä toimintoja, kuten esimerkiksi:

• Solun ulkoasun ja muotoilun hallinta
• Ehdollinen muotoilu, jolla voin korostaa tiettyjä soluja määrittelemieni sääntöjen perusteella
• Muotoile taulukoksi toiminto, jonka avulla saan nopeasti taulukon helposti luettavaan muotoon.
• Lisäksi saan käyttööni erilaisia tiedonhallinta-työkaluja.
• Etsi ja valitse -toiminto. Tämä toiminto voi parhaimmillaan säästää tuntikaupalla aikaa. Näytän tästä myöhemmin kurssilla konkreettisia esimerkkejä.

Lisää välilehden tärkeimpiä toimintoja ovat

*Pivot-taulukko, jolla teen helposti isosta datamäärästä raportteja ja yhteenvetoja *sekä Kaaviot, joiden avulla voin tiivistää tietoja havainnolliseen ja helposti ymmärrettävään muotoon

Sivun asettelu -välilehdeltä löydän

• Ulkoasuun liittyviä asetuksia kuten, teemat ja värijoukot
• Sekä tulostukseen liittyvät asetukset

Kaavat-välilehden tärkeimmät toiminnot liittyvät - kuten voit arvata

• Kaavoihin ja laskemiseen
• Sekä laskennassa käytettäviin apuvälineisiin, kuten virheen jäljitykseen

Tiedot-välilehdeltä löydän puolestaan

• Lajittelun ja suodatuksen
• Teksti-sarakkeisiin toiminnon, jolla pilkon esimerkiksi Etu- ja sukunimen omiin sarakkeisiinsa
• Sekä Pikatäydennys eli FlashFill-toiminnon, jolla voin niinkään pilkkoa tai yhdistää sarakkeissa olevia tietoja.
• Katsomme kaikkia näitä toimintojatarkemmin myöhemmin.

Tarkista-välilehdellä minulla on mahdollisuus

• Hyödyntää Oikeinkirjoitus-toimintoa,
• Lisätä kommentteja
• Sekä suojata taulukkosivu tai sen yksittäisiä solualueita

Näytä-välilehdeltä löydän

• Erilaisia näkymiä, kuten Sivun asettelu-näkymän, jossa esimerkiksi sivunnumeroiden lisääminen * ylätunnisteeseen tulostamista varten on helppoa
• Mahdollisuuden piilottaa esimerkiksi soluruudukon näkyvistä,
• Sekä kiinnittää otsikot paikoilleen lukemisen helpottamiseksi kun vieritän taulukkosivua alaspäin