Excel: Tiedostovalikko

Tällä videolla käyn läpi tiedostovalikon tärkeimmät ominaisuudet. Tiedosto-valikko on jaettu useampaan eri osioon.

Tiedot-osiossa Suojaa työkirja -painike tarjoaa erilaisia keinoja pääsyn rajoittamiseksi Excel-työkirjaan. Esimerkiksi Salaa salasanalla -toiminnolla pystyisin määrittelemään salasanan, joka vaaditaan tiedoston avaamiseen. Tästä voi olla hyötyä jos säilyttäisin Excel-tiedostoa esimerkiksi verkkolevyasemalla, mihin useilla henkilöillä on pääsy, enkä halua kaikkien pääsevän käsittelemään tiedostoa.

Tarkista asiakirjat -painikkeen avulla pystyn siistimään Excel-tiedoston ylimääräisistä tiedoista, tarpeettomista kommenteista tai muusta tiedostoon liittyvästä metatiedosta. Tiedostoon liittyvää metatietoa on mm. tieto siitä, mikä on ollut käyttäjätunnus, jolla tiedosto on luotu ja milloin tiedostoa on viimeksi muokattu.

Tarkista asiakirja-ominaisuudesta voi olla hyötyä, jos lähetän Excel-tiedoston esimerkiksi sähköpostilla organisaationi ulkopuolelle ja haluaisin riisua tiedostoon liittyvät tarpeettomat tiedot.

Tarkista yhteensopivuus-painikkeen avulla pystyn tarkistamaan sisältääkö Excel-tiedosto sellaisia ominaisuuksia, joita aikaisemmat Excel-versiot eivät tue. Tästä voi olla hyötyä, jos lähetän Excel-tiedoston henkilölle, jolla tiedän olevan käytössään jokin vanhempi Excel-versio.

Esimerkiksi tämän tiedoston kohdalla ohjelma kertoo, että käyttämiäni Sparkline-kaavioita ei tueta Excel 2007 ja sitä vanhemissa versioissa.

Uusi-osiosta pääsen aloittamaan työskentelyn uuden Excel-tiedoston kanssa. Tämä näkymä on jaettu kahteen välilehteen. Ajankohtaiset-välilehdeltä löytyy Tyhjä työkirja ja iso joukko Microsoftin tarjoamia valmiita asiakirjamalleja. Henkilökohtainen -välilehdeltä löytyy puolestaan itse määrittelemäni asiakirjamallit.

Huomaa, että kun haluan luoda tyhjän työkirjan eli tyhjän Excel-tiedoston, kannattaa kuitenkin käyttää Ctrl N näppäinkomentoa Tiedosto-valikon sijaan. Painan ESC-painiketta päästäkseni pois Tiedostovalikosta ja painan näppäinkomentoa Ctrl N, jolloin saan kätevästi uuden tyhjän Excel-tiedoston eteeni. Suljen sen nyt kuitenkin näppäinkomennolla Ctrl + W koska haluan jatkaa esittelyä pitämällä nykyisen Excel-tiedostoni esillä.

Tallenna nimellä painikkeen kautta pystyn tallentamaan jo kertaalleen tallennetun tiedoston uudella nimellä.

Huomaa myös, että käytössäni on useita erilaisia tiedostomuotoja. Esimerkiksi CSV (comma separated values)-tiedostomuoto, saattaa olla hyödyllinen jos joudun syöttämään Excel-tietoja järjestelmiin, jotka eivät tue suoraan Excel-muotoista tietoa.

Excelin asetukset löytyvät Tiedot-valikon alaosasta. Excelin asetukset on jaettu useaan eri osioon. Yleiset-osion sisältä voin poistaa käytöstä tai ottaa käyttöön esimerkiksi ns. pikavalikoiman. Pikavalikoima tarkoittaa työkalupalkkia, joka ponnahtaa näkyviin kun valitsen solun sisältä tekstiä. Mikäli en halua, että pikavalikoima hypähtää näkyviin, voin käydä asettamassa sen pois päältä Excelin asetuksista.

Asetusten kautta voin tarvittaessa vaihtaa myös Excel-käyttöliittymän värimaailmaa.

Lisäasetukset-osiosta pystyn mm. vaihtamaan desimaalierotinta. Jos käsittelen toisesta järjestelmästä haettua tietoa, jossa desimaalierottimena on käytetty pistettä, voi tämä asetus osoittautua erittäin hyödylliseksi.