Excel: Täyttökahvat ja sarjat

Tällä videolla näytän miten voit nopeuttaa päivittäistä työskentelyäsi Excelillä täyttökahvan ja automaattisarjojen avulla.

Solussa E3 on kaava, joka laskee tammikuun tuloksen tammikuun tulojen ja menojen perusteella. Haluaisin kopioida kaavaa siten, että se laskee tuloksen myös muiden kuukausien osalta. Voisin käyttää tähän normaalia kopiointia eli kopioida solussa E3 olevan kaavan näppäinkomennolla CTRL C, valita solut, joihin haluan liittää kaavan ja painaa CTRL V, liitä.

Tähän on kuitenkin helpompikin tapa, joten kumoan askeleen taaksepäin näppäinkomennolla CTRL Z. Kun solu E3 on aktiivisena, vien hiiren osoittimen solun oikeaan alakulmaan siten, että osoitin muuttuu mustaksi plussaksi. Painan hiiren ykköspainikkeen pohjaan ja vedän alaspäin heinäkuun kohdalle. Vapauttaessani hiiren ykköspainikkeen Excel kopioi kaavan.

Kopioinnin jälkeen huomaan alueen oikeassa alareunassa painikkeen, josta saan näkyviin automaattisen täytön asetukset. Palataan näihin kohta.

Kumoan jälleen viimeisimmän toiminnon näppäinkomennolla CTRL Z. Teen saman asian vielä hieman tehokkaammin.

Vien hiiren osoittimen jälleen kopioitavan solun oikeaan alakulmaan. Kun osoitin muuttuu mustaksi plussaksi, teen terävän kaksoisnapsautuksen. Excel kopioi kaavaa alaspäin niin pitkään kun aktiivisen solun vasemmalla puolella olevasta sarakkeesta löytyy ei-tyhjiä soluja.

Siirryn seuraavaksi soluun K3. Tässä taulukossa on käytetty taustavärejä lukemisen helpottamiseksi. Jos nyt kopioin kaavan, muotoilu hajoaa: Tulos-sarakkeen kaikissa soluissa käytetään samaa, solun K3, taustaväriä. Nyt voin kuitenkin hyödyntää automaattisen täytön asetuksia, jotka ovat näkyvillä kopioidun alueen oikeassa alakulmassa välittömästi kopioinnin jälkeen. Valitsen Täytä ilman muotoiluja, jolloin vuorovärinen väritys säilyy ehjänä.

Siirryn seuraavaksi Sarjat-taulukkosivulle. Valitaan solu B3 ja kopioidaan solua alaspäin käyttäen täyttökahvaa. Kopioimisen jälkeen valitaan automaattisen täytön asetuksista Täytä sarjat. Nyt lukuarvot kasvavat yksi kerrallaan.

Valitsen seuraavaksi solut D3 ja D4. Kopioidaan solualuetta alaspäin täyttökahvaa käyttäen. Nyt lukuarvot kasvavat 2 kerrallaan. Koska valitulla alueella oli vihje siitä, että haluamme hyödyntää Sarjat-toimintoa, ei automaattisen täytön asetuksia tarvinnut muuttaa.

Valitsen seuraavaksi solu H3. Kopioin solua alaspäin käyttäen täyttökahvaa. Excel tunnistaa viikonpäivän nimen ja juoksuttaa viikonpäiviä eteenpäin maanantaista alkaen.

Sama pätee päivämäärille. Valitsen solun J3 ja kopioin solua alaspäin, käyttäen jälleen täyttökahvaa. Excel tunnistaa päivämäärämuotoillun solun ja juoksuttaa päivämääriä eteenpäin 25.1.2018 alkaen.

Entä jos haluan kuukauden vaihtuvan mutta päivää ilmaisevan osan pysyvän samana? Valitsen solun L4 ja syötän siihen päivämäärän 1.2.2018. Sen jälkeen valitsen solut L3 JA L4. Käytän täyttökahvaa solujen kopioimiseen ja nyt päivämäärät juoksevat kuukausi kerrallaan.