Excel: Taulukoksi muotoileminen & suodatus

Tällä videolla käyn läpi Muotoile taulukoksi toiminnon sekä hyödynnän Suodatus-toimintoa tiedon analysoimisessa.

Valitsen jonkin solun tietoalueen sisältä. Valitsen sitten **muotoile taulukoksi**-painikkeen alta sopivan ulkoasumallin. Vastaan ok kun Excel kysyy onko tietoalueella otsikot.

Käytössäni on Rakenne-niminen tilannekohtainen välilehti, josta löytyy taulukoksi muotoilemiseen liittyviä toimintoja. Käytössäni on nyt vuoroväriset rivit, mutta halutessani voisin valita myös vuoroväriset sarakkeet.

Huomaa, että jos napsautan tietoalueen ulkopuolella ja painan vaikka enteriä Rakenne-välilehti katoaa näkyvistä. Jos napsautan takaisin tietoalueen päällä, aloitus-väliehti on edelleen aktiivisena. Rakenne välilehti on kuitenkin ilmestynyt takaisin näkyviin ja siirryn sinne takaisin välilehden nimeä napsauttamalla.

Jos täppään päälle Summa-rivin, Excel lisää automaattisesti tietoalueen loppuun rivin yhteenvetotietoja varten. Oletuksena Excel-laskee nyt siis pinta-ala sarakkeen summan. Voin kuitenkin vaihtaa funktiota tai poistaa funktion käytöstä tästä solusta.

Sen sijaan asetan väkiluku-sarakkeeseen Summa-funktion.

##Suodattaminen

Taulukoksi muotoilulla alueella on automaattisesti myös suodatustoiminto aktiivisena. Suodattamiseen ei kuitenkaan tarvita taulukoksi muotoiltua aluetta, vaan voin ottaa suodatuksen käyttöön tarvittaessa myös Tiedot-välilehdeltä.

Suodatuksen avulla voin rajata tietoaluetta siten, että sillä näytetään vain valittu tietojen osajoukko. Voin nyt näyttää esimerkiksi vain kaikki Eurooppalaiset valtiot.

Voin tarkentaa suodatusta valitsemalla ainoastaan sellaiset Eurooppalaiset valtiot, joiden väkiluku on yli 50 miljoonaa asukasta. Summarivillä näen näiden valtioiden väkilukujen summan.

Poistan seuraavaksi määrittelemäni ehdot siten, että kaikki valtiot ovat näkyvissä. Lisään sitten Pääkaupunki-sarakkeeseen tekstisuodattimen siten, että näkyvissä ovat kaikki valtiot, joiden pääkaupunki alkaa P-kirjaimella.

##Osittajan käyttäminen suodattamiseen helpottamiseen

Poistan äsken lisäämäni suodattimen ja  näytän vielä, miten voin helpottaa suodattamien käyttöä osittajan avulla. Napsautan Lisää osittaja -painiketta. Täppään Maanosa-valintaruudun päälle ja hyväksyn OK:lla. Nyt pystyn suodattamaan kätevästi osittajaa käyttäen. Voin tarvittaessa valita  useita valintoja Maanosa-ikkunasta ctrl-pohjassa.

##Taulukoksi muotoillun alueen palauttaminen tavalliseksi alueeksi

Taulukoksi muotoillulla alueella on tiettyjä erikoisominaisuuksia. Jos en kuitenkaan halua mitään muuta kuin taulukon ulkoasun, voin muuttaa alueen takaisin tavalliseksi alueeksi.