Excel: Pikatäyttö eli Flashfill

Tällä videolla näytän miten saan pilkottua tai yhdistettyä soluissa olevia tietoja sekunneissa Pikatäyttö- eli Flashfill-toiminnon avulla. Flashfill-toiminto on käytettävissä Excel 2013-versiosta alkaen.

Koko nimi -saakkeessa on lista henkilöiden nimiä. Haluan poimia sarakkeeseen B kunkin henkilön etunimen. Vastaavasti sarakkeeseen C haluan poimia kunkin henkilön sukunimen.

Siirryn soluun B2. Kirjoitan soluun listan ensimmäisen henkilön etunimen. Hyväksyn arvon painamalla enteriä ja alan kirjoittamaan soluun B3 listan toisen henkilön etunimeä. Kun alan kirjoittamaan etunimeä Adam, huomaan, että Excel tarjoaa alapuolella oleviin soluihin kaikkia listan henkilöiden etunimiä. Hyväksyn Excelin tarjoamat nimet painamalla enteriä.

Hyödynsin tässä Flashfill-toimintoa. Flashfill-toiminto perustuu siihen, että näytän Excelille pari esimerkkiä, jolloin Excel yrittää tunnistaa, millä tavalla muunneltuna haluan poimia tietoja lähdesoluista, tässä tapauksessa henkilöiden koko nimistä, ja esittää tietoja kohdesoluissa, tässä tapauksessa henkilöiden etunimille varatuissa soluissa.

Huomaa, että kohdesolujen ja lähdesolujen välille ei tule riippuvuutta, kun käytän Flashfill toiminto. Toisin sanoen, kohdesoluihin ei tule kaavaa vaan arvo. Eli jos myöhemmin muutan henkilön koko nimeä, henkilöä vastaava arvo Etunimi-sarakkeessa ei muutu.

Jos haluan että päivittäessäni henkilön nimeä koko nimi -sarakkeessa, myös tiedot Etunimi-sarakkeessa muuttuvat, tulee minun käyttää Etunimi-sarakkeessa sopivaa kaavaa.

Siirryn seuraavaksi soluun C2. Kirjoitan soluun listan ensimmäisen henkilön sukunimen. Hyväksyn arvon, siirryn alapuolella olevaan soluun ja alan kirjoittamaan listan toisen henkilön sukunimeä. Kun alan kirjoittamaan nimeä Fernandez, excel tarjoaa Flashfillin toiminnon kautta alapuolella oleviin soluihin listan muiden henkilöiden sukunimiä. Jälleen, voin hyväksyä arvot painamalla enteriä.

Siirryn soluun D2. Syötän soluun listan listan ensimmäisen henkilön nimikirjaimet J., P. Siirryn alapuolella olevaan soluun ja alan kirjoittamaan listan toisen henkilön nimikirjaimia. Ja taas, Excel tarjoaa alapuolella oleviin soluihin listan muiden henkilöiden nimikirjaimia.

Jatkan taulukon täyttämistä samalla periaatteella. Flashfill-toiminnon avulla tämän tyyppinen tietojen syöttäminen ja muokkaus on todella nopeaa ja näppärää.

Rivillä 46 on lista, jonka keskellä on tyhjiä rivejä. Nyt sama menetelmä mitä aiemmissa kohdissa hyödynsimme ei enää toimi.

Ratkaisen ongelman syöttämällä pari nimeä malliksi Excelille.

Tämän jälkeen valitsen kohdesolut, siirryn Tiedot-välilehdelle ja painan Pikatäyttö eli Flashfill-painiketta.