Excel: Perusmuotoilut

Tällä videolla käyn läpi solujen muotoiluun ja luettavuuteen liittyviä asioita. Taulukossa on ote Morningstar.com-palvelusta haetusta verkkokauppa Amazonin tuloslaskelmasta. Muista järjestelmistä Export tai tiedon vienti-toiminnolla haettu raakadata ei välttämättä näytä hyvältä, kun sen avaa Excelissä.

Tiedon seassa näkyvät risuaidat kertovat, että soluissa olevat luvut eivät mahdu soluihin kokonaan. Jos haluan sovittaa yksittäisen sarakkeen leveyden automaattisesti leveimmän sarakkeessa olevan solun perusteella, voin viedä hiiren osoittimen kahden saraketunnuksen välissä olevan viivan päälle ja kaksoisnapsauttaa.

Useamman sarakkeen läpikäyminen näin olisi kuitenkin työlästä, joten palaan pari askelta taaksepäin CTRL + Z -näppäinkomennolla. Valitsen sen sijaan kaikki tietoalueen sarakkeet maalaamalla saraketunnusten päällä. Tämän jälkeen vien osoittimen jälleen kahden sarakkeen väliin ja kaksoisnapsautan.

Nyt taulukko näyttää jo huomattavasti paremmalta. Haluan kuitenkin hienosäätää sarakeleveyksiä vielä hieman. Valitsen kaikki lukuja sisältävät tietoalueen sarakkeet ja vien hiiren osoittimen jälleen kahden saraketunnuksen välissä olevan viivan päälle. Kun nyt muutan yhden sarakkeen leveyttä napsauttamalla hiiren ykköspainikkeen pohjaan, vetämällä ja vapauttamalla hiiren ykköspainikkeen, tekee Excel kaikista muistakin valittuina olleista sarakkeista täsmälleen saman levyisiä.

Koska taulukossa esitetään tiivis yleiskuva isoista rahasummista, haluan selkiyttää taulukkoa piilottamalla lukujen desimaalit. Lisäksi haluan lisätä soluihin tuhaterottimet helpottamaan lukujen lukemista.

Valitsen tietoalueen lukuarvoja ilmaisevat solut. Painamalla ctrl-painikeen pohjaan saan tehtyä kaksi erillistä valintaa.

Napsautan numeroryhmän ryhmänuolta ja valitsen Luku-osion. Poistan lukujen desimaalit näkyvistä, ja täppään päälle Käytä tuhat-erotinta. Huomaa, että tässä näkymässä voisin eri välilehdillä vaikuttaa erilaisiin solumuotoiluihin liittyviin asioihin. En kuitenkaan ole muista asetuksista tässä vaiheessa kiinnostunut joten hyväksyn muutokset OK:lla.

Tuhat-erotin tekee luvuista leveämpiä, joten voin tarpeen vaatiessa valita lukuarvoja sisältävät sarakkeet ja leventää kaikkia sarakkeita kerralla.

Seuraavaksi keskitän tietoalueen solut B-sarakkeesta alkaen. Väliin jäävät tyhjät solut eivät haittaa, joten jätän ne valinnan sisään. Haluan vielä korostaa otsikkosoluja jollain tavalla, joten valitsen solun B2. Kertaan samalla aiemmin opittuja näppäinkomentoja, joten käytän näppäinkomentoa CTRL+SHIFT+-> valitakseni kaikki sarakeotsikot aktiivisesta solusta oikealle.

Lihavoin solut lihavointipainikkeella. Huomaa, että pitäessäni hiirtä hetken aikaa painikkeen päällä, Excel näyttää lihavoinnin näppäinkomennon, CTRL + B.

Valitsen solun A3 ja käytän jälleen näppäinkomentoa aktiivisen solun alapuolisten riviotsikoiden valitsemiseen. Lihavoin solut näppäinkomennolla CTRL + B.

Otsikkosolut A7-A9 ilmaisevat kaikki kuluja, joten haluan sisentää niitä selkeyttääkseni taulukon lukemista. Valitsen solut ja käytän sisennyspainiketta.

Haluan tehdä tietoalueen otsikosta isomman, joten valitsen solut A1:G1. Käytän Yhdistä ja keskitä-painiketta, jolloin Excel käsittelee valitsemiani soluja jatkossa yhtenä soluna. Tämän jälkeen kasvatan fonttikokoa sopivasti.

Solujen yhdistämistä tulee käyttää hyvin harkitusti. Älä käytä sitä lainkaan tietoalueilla, koska se hankaloittaa mm. soluihin viittaamista, solujen kopiointia ja solujen lajittelua.

Seuraavaksi valitsen solun A2. Haluan rivittää solussa olevan tiedon kahdelle riville, joten napsautan kaavarivillä ja vien hiiren osoittimen toisen lauseen alkuun. Painan ALT + Enter näppäinkomentoa ja hyväksyn vielä soluun syöttämäni arvon, jolloin solussa ollut teksti rivittyy kahdelle riville.

Tee vielä perässäni seuraavat taustaväriin ja reunaviivoihin liittyvät muotoilut harjoituksen vuoksi.

Mikäli esim. tulostamista varten haluat taulukon mahdollisimman kapeaan tilaan, muista, että voit vaikuttaa myös tekstin suuntaan soluissa. Tämän taulukon kohdalla sarakeotsikoiden kääntäminen ei olisi tarkoituksenmukaista. Jos tarvitse sitä muissa taulukoissa löytyy toiminto kätevästi Tasaus-ryhmän sisältä.

Kumoan lopuksi viimeisimmän muutoksen CTRL + Z -näppäinkomennolla.