Excel: Kaavojen perusteet

Tällä videolla käyn läpi kaavojen käsittelyn perusteet. Valitsen solun B4. Haluan kirjoittaa siihen kaavan, joka vähentää tammikuun myynnistä tammikuun kulut.

Kaavan kirjoittaminen alkaa Excelissä yhtäsuuruusmerkillä, jonka saan syötettyä painamalla esimerkiksi SHIFTIÄ ja yhtäsuuruus-näppäintä.

Mikään ei estäisi minua kirjoittamasta 120 - 90 ja hyväksymästä kaavaa enterillä, jolloin saan oikean lopputuloksen. Tämä ei ole kuitenkin tarkoituksenmukaista, jos Myynti-luku tarkentuisi myöhemmin, joutuisin kirjoittamaan myös kaavan uudestaan.

Palaan siis CTRL Zet näppäinkomennolla takaisin muutaman askeleen ja aloitan kaavan kirjoittamisen uudelleen. Syötetään Yhtäsuuruusmerkki. Ja tämän jälkeen - koska haluan viitata solussa B2 olevaan arvoon - napsautan hiirellä solua B2. Tämän jälkeen syötä laskutoimituksen operaattorin eli miinusmerkin ja napsautan hiirellä solua B3.

Huomaan, että Excel korostaa erivärisillä laatikoilla ne solut, joiden arvoihin kaava viittaa. Näin voin helposti tarkistaa, viitataanko kaavassa oikeisiin soluihin.

Tämän jälkeen hyväksyn kaavan painamalla enteriä. Solussa B4 näytetään kaavan lopputulos. Jos valitsen solun B4, näen sen sisältämän kaavan kaavarivillä. Jos napsautan kaavarivillä, näen jälleen värilliset laatikot. Jos nyt huomaisinkin, että kaavassa on virhe, voin muokata kaavaa kaavarivillä TAI voin muuttaa kaavan soluviittauksia tarttumalla hiirenykköspainikkeella värilliseen laatikkoon ja raahaamalla sen jonkin toisen solun päälle, jolloin myös kaavarivillä oleva kaava päivittyy. Muutokset astuvat voimaan vasta, kun hyväksyn muutetun kaavan enterillä tai napsauttamalla kaavarivin HYVÄKSY-painiketta.

Jos sotken kaavan vahingossa, enkä ole vielä hyväksynyt kaavaa, voin peruuttaa muutokset painamalla ESCIÄ.

Siirryn seuraavaksi soluun C4. Haluan kirjoittaa tähän kaavan, jossa helmikuun myynnistä vähennetään helmikuun kulut. Syötän yhtäsuuruusmerkin. Äsken syötin kaavaan soluviittaukset napsauttamalla soluja hiirellä. Voin tehdä soluviittaukset myös nuolinäppäinten avulla. Painan nuolinäppäintä ylöspäin kaksi kertaa ja kaavaan päivittyy solu C2. Tämän jälkeen syötän laskuoperaattorin, miinus-merkin, ja painan nuolta kerran ylöspäin. Hyväksyn kaavan painamalla CTRL ja enter, jolloin kaavan sisältävä solu pysyy aktiivisena soluna.

Jos tämä on ensimmäisiä kertoja, kun syötät Exceliin kaavoja, syötä vielä muutama kaava, jotta saat tuntumaa kaavojen kirjoittamiseen. Kun tuntuu, että kaavojen kirjoittaminen sujuu, voit valita jälleen solun B4. Käytä täyttökahvaa ja kopioi solussa oleva kaava vetämällä täyttökahvaa oikealle, aina soluun G4 saakka.

Kun kopioin Excelissä soluja, jotka sisältävät kaavan, päivittyvät kaavan soluviittaukset oletuksena automaattisesti. Jos tuplaklikkaan solua C4, saan näkyviin solussa olevan kaavan sekä soluviittaukset erivärisinä laatikoina.

Alkuperäisessä solussa B4 oli kaava B2-B3. Kun kopioin tämän kaavan ja liitin sen viereiseen soluun C4, Excel päivitti automaattisesti kaavan soluviittaukset. Käytin tässä esimerkissä kaavan kopioimiseen täyttökahvaa. Soluviittausten päivittämisen kannalta tällä ei kuitenkaan ole merkitystä. Jos kopioin kaavan solusta B4 näppäinkomennolla CTRL + C ja liitän sen viereisiin soluihin näppäinkomennolla CTRL V, lopputulos on sama kuin silloin kun käytin täyttökahvaa.