Excel: Funktioiden perusteet

Tällä videolla käyn läpi muutamia yleisiä funktioita. Valitsen solun B12. Haluan esittää siinä tuotelistan tuotteiden hintojen summan. Voisin toki rakentaa oman kaavan, joka laskee kunkin tuotteen hinnan yhteen mutta tämä olisi pidemmän päälle hidasta ja tehotonta.

Onneksi Excelistä löytyy iso joukko funktioita helpottamaan laskentaan liittyviä tehtäviä. Muutama yleinen funktio löytyy aloitusvälilehdeltä sigma eli summa-painikkeen vieressä olevaa pientä nuolta napsauttamalla. Painan nyt kuitenkin summa-painiketta, koska haluan käyttää summa-funktiota. Funktioille syötetään yksi tai useampi parametri. Usein Summa-funktiolle syötetään yksi parametri. Se on solualue, jonka solut halutaan laskea yhteen.

Joidenkin funktioiden kohdalla Excel pyrkii arvaamaan parametrina syötettävän solualueen, kuten nyt juuri tapahtui. Tällä kertaa Excelin arvaus on melko lähellä oikeaa, tosin se ottaa mukaan myös yhden tyhjän solun hintalistan alapuolelta. Tällä ei tässä tapauksessa olisi merkitystä, koska tyhjän solun arvona Excel käyttää nollaa. Mikäli alue ei ole oikein, voin valita solualueen hiirtä tai näppäinkomentoja käyttäen.

Hyväksyn funktion painamalla CTRL JA Enter ja saan vastauksen soluun B12. Kaavarivillä näkyy kaava tekstimuotoisena. Teksti B2:B10 on siis funktiolle välitettävä parametri ja kuvaa solualuetta välillä B2 ja B10.

Huomaa, että koska valitsin funktion Summa-funktio painikkeella, ei minun tarvinnut syöttää yhtäsuuruusmerkkiä vaan Excel lisäsi yhtäsuuruusmerkin automaattisesti.

Seuraavaksi haluan esittää edullisimman tuotteen hinnan solussa B13. Näin lyhyen listan kohdalla pienin arvo on helppo nähdä omin silmin, mutta kun käytän funktiota, vastaus päivittyy automaattisesti jos hinnat muuttuvat.

Siispä valitsen solun B13 ja lisään soluun Minimi-funktion. Jälleen Excel ehdottaa katkoviivojen ympäröimää aluetta funktion parametriksi. Nyt alue on kuitenkin selvästi virheellinen, joten valitsen oikean alueen hiirellä valitsemalla ja hyväksyn funktion enteriä painamalla.

Lasken kalleimman tuotteen hinnan ja tuotteiden keskiarvon vastaavalla tavalla.

Katsotaan vielä lopuksi pari vaihtoehtoista tapaa funktioiden käyttämiseen. Valitsen uudelleen solun B12 ja poistan sen sisällön delete-painikkeella. Nyt syötänkin yhtäsuuruusmerkin ja alan kirjoittamaan funktion nimeä. Excel tarjoaa automaattisesti funktioita, joiden nimi alkaa näppäilemilläni kirjaimilla. Voin tarvittaessa liikkua listalla nuolinäppäimillä. Tabulaattorilla valitsen funktion ja voin alkaa syöttämään sen parametreja. Huomaa, että Excel ohjeistaa näyttämällä aktiivisen solun alapuolella funktion parametrien nimen ja määrän.

Koska parametrit ovat solualueita, valitsen hiirellä solualueen, syötän lopettavan kaarisulkeen ja hyväksyn funktion enterillä.

Seuraavilla videoilla näemme vielä kolmannen tavan lisätä funktioita. Käytä sinulle luontevinta tapaa. Tällä kurssilla en yleensä kirjoita kaavoja kaavariville, vaan käytän hiirtä funktioiden valitsemiseen.